法人向けの AI 書類チェック
出す前に、
AIが赤ペンを入れる。
申請書や報告書を、社内の規程と見本に照らして1項目ずつ確かめます。上司に届く前に、本人が直せます。
- 提供開始に向けて、ご相談を受付中
- お客様のデータを AI の学習に使いません。
導入のメリット
規程と照らす手間を、AIが先に引き受ける
出す人、申請書を出す前に: 戻される前に、
自分で直せる
宿泊費が上限を超えていれば、旅費規程のどの文と合わないかと、次にすることが出ます。規程を探さなくても、出す前に直せます。
使う機能書類チェック →
会社
だれが出しても、書類の種類ごとに同じ項目で確かめます。付箋は回ごとに残り、承認は日付の入った判子で残ります。
書類チェック
赤ペンは書類の上に、根拠の文を添えて
書類の中の場所を示し、規程に照らした項目は、どの規程のどの文かまで添えます。次にすることも書きます。
書類の中の場所
どの規程の、どの文か
次にすること
- 書類の中の場所
- どの規程の、どの文か
- 次にすること
PDF・Word・Excel・PowerPoint・写真を入れられます。スマホのブラウザでも使えます。
結果の見方
4つの結果で、人が見る所が分かります
この例の出張旅費申請書では、規程の上限・計算・日付・添付を、1項目ずつ確かめます。
チェック票 · 10月16日 10:32
「問題あり」が2件あります
- 問題あり 2
- 念のため確認 1
- 判断できず 1
- 問題なし 4
- 02宿泊費の上限 問題あり
- 03合計と内訳 問題あり 内訳の合計: 29,440円 + 28,000円 + 6,000円 = 63,440円比べた数: 61,440円
- 05休日を含む日程 念のため確認
- 08宿の見積書 判断できず
問題なし 4件
- 01申請の時期
- 04交通手段の等級
- 06出張先と目的
- 07仮払いの額
- 問題あり決まりに合わない
- 念のため確認人の目で見てほしい
- 判断できず確かめられなかった
- 問題なし決まりに合っている
AI の答えを、そのまま出しません
AI が示した箇所が書類や資料に見つからないときや、計算し直して合わないときは、「念のため確認」に下げて出します。
AI のチェックは参考で、最後に決めるのは人です。
-
AI の答え
問題あり
-
確かめ直す
- 示した箇所は、書類にあるかあり
- 引いた文は、資料にあるか見つからない
- 計算は合うか合う
-
念のため確認
AI が示した資料の箇所が、資料の中で見つかりませんでした
使い方
1枚の申請書が、承認されるまで
営業部の社員が、11月の大阪出張を部長に申請します。旅費規程は、総務の担当が入れています。
-
10月16日 (金) 10:32、営業部の社員: 書類チェック
出す前に、AI で規程に照らす。宿泊費が上限を超え、「問題あり」と出る。
02宿泊費の上限問題あり
-
11:05、営業部の社員: 上司に出す
宿は取引先の近くがいい。宿泊費は、理由に「今回は例外」を選び、ひとことを添えて部長に出す。
このままでよい理由を選んでください
- 上司に話してある
- 今回は例外(選んだ理由)
- AI の読み間違い
ひとこと (なくても大丈夫)
取引先に近い宿です。このままでよいでしょうか。
「問題あり」は、直すか、このままでよい理由を選んでから上司に届きます。
-
16:20、部長: 付箋で返す
メールから開くと、「問題あり」の根拠と本人のひとことが並ぶ。規程を開かずに判断し、宿泊費を囲んで付箋で返す。
『旅費規程』の2ページで見つけたところ:
『一般社員の宿泊料は、1夜につき12,000円を上限とする。』
宿泊費14,000円 × 2泊28,000円
付箋 1: 12,000円以内の宿にしてください。
-
16:40、営業部の社員: 資料に質問
宿泊費の上限を、総務に聞かずに旅費規程に聞く。答えは出典つきで、一般社員は1泊12,000円。
出典を押すと、根拠の文が光る
第6条(宿泊料)
一般社員の宿泊料は、
1夜につき12,000円を上限とする。ルームは、資料とメンバーを、目的ごとにまとめる場所です。資料で答えられない質問は、ルームのメンバーに回答を頼めます。
-
10月19日 (月) 9:42、営業部の社員: 直して出し直す
直した申請書は、すべて「問題なし」。付箋 1 に直した印を付けて、出し直す。
チェック票 · 2回目 · 10月19日 9:42
すべて「問題なし」です
付箋 1 (直した): 12,000円以内の宿にしてください。
前の付箋は同じ紙の上に残り、上司には前の回から直った数も見えます。
-
10月20日 (火) 10:10、部長: 判子で承認
付箋 1 の「済」と宿泊費の行を見て、回覧票に判子を押す。
だれが、いつ通したかが残ります。
自社の書類に合わせる
見本を1枚入れれば、確かめる項目の案が出ます
AI が見本を読み、確かめるとよさそうな項目を、理由を添えて出します。
-
1書類の見本を1枚入れる
-
チェックする項目
- 宿泊費が、旅費規程の上限を超えていない見本に宿泊費の欄があるため旅費規程を使います
- 合計が、内訳を足した額と同じ見本に内訳と合計の欄があるため
- 申請の時期が、出発の1週間前までになっている見本に申請日と日程の欄があるため
2AI が出した項目の案に、✓ を付ける
-
＋ 項目を足す
帰りが休日のときは、その理由が書かれている
見本でためす
3足りない項目は日本語1文で足し、見本でためす
規程や見本と照らす書類なら、申請書に限りません
- 出張・経費の申請書
- 授業の報告書
- 点検の記録
- 見積書
- 申込書
- 月報
- 議事録
データの扱いとセキュリティ
お客様のデータを、
AI の学習に使いません
データとアカウント
- データは組織ごとに分けて管理し、通信は暗号化します。
- 入れたファイルは、ウイルスを検査してから使います。
- ログインはパスキー (指紋や顔の認証) に対応し、2 段階の認証を全員に求めることもできます。
- 利用者の招待・権限・停止は、御社の管理者が行います。
- AI の機能は、御社の同意をいただいてから使えます。
- 運営する当社の管理画面には、書類や質問の中身を出しません。
見られる人
- 書類チェックの結果
- チェックした本人と、出し先の上司だけ
- 上司とのやりとり
- 出した人と上司の 2 人だけ。AI には送りません
- ルームの資料
- そのルームのメンバー
始め方
ご用意いただくのは、
今の規程と書類の見本だけ
ご用意いただくもの
- 今お使いの規程
- 書類の見本
当社が行うこと
- 開設と、最初の管理者の招待
- 確かめる項目づくりのお手伝い
- 最初の取り込み
- 説明会
説明会のあと、一部の部署から使い始めます。
よくある質問
紙の書類でも使えますか?
紙の書類は、写真にして入れられます。何枚かの写真も、1通の書類にまとめて確かめます。
Excel の記録とも照らせますか?
出欠記録や元データなどの Excel・CSV と照らせます。根拠になった行も、結果から開けます。
規程が新しくなったら、どうなりますか?
みんなで使う規程のファイルを入れ替えると、次のチェックから新しい規程で照らします。
導入の前に、使えるか確かめられますか?
画面を見ながらのご相談で、お使いの書類で何を確かめられるか、結果がどう見えるかをご説明します。
資料のご請求・ご相談
- 資料で分かること
- 機能・結果の見方・データの扱い・導入と料金
- ご相談にあるとよいもの
- 確かめたい書類の種類と、照らす規程の名前。ファイルは要りません。